Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Administrativ tjänsteman
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en noggrann och organiserad administrativ tjänsteman som vill vara en nyckelperson i vår dagliga verksamhet. Som administrativ tjänsteman kommer du att spela en central roll i att säkerställa att kontorsrutiner fungerar smidigt och effektivt. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar och stötta både ledning och medarbetare med administrativa uppgifter.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att inkludera hantering av dokument, arkivering, schemaläggning av möten, kommunikation med interna och externa parter samt att bistå med rapportering och uppföljning. Du kommer även att ansvara för att kontorsmaterial finns tillgängligt och att arbetsmiljön är välorganiserad.
Vi söker dig som har god förmåga att arbeta självständigt, är lösningsorienterad och har ett öga för detaljer. Du bör vara bekväm med att hantera flera uppgifter samtidigt och ha en god kommunikationsförmåga, både muntligt och skriftligt. Erfarenhet av administrativa system och goda kunskaper i Microsoft Office är ett krav.
Rollen kräver också att du är serviceinriktad och har en positiv inställning till att hjälpa andra. Du kommer att vara en viktig kontaktpunkt för både kollegor och externa kontakter, vilket ställer krav på professionalitet och integritet.
Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö där du får möjlighet att utvecklas och bidra till organisationens framgång. Du kommer att ingå i ett engagerat team där samarbete och respekt är centrala värderingar. Om du är en strukturerad person som trivs med att ha ordning och reda, är detta rätt roll för dig.
Tjänsten är på heltid med placering på vårt kontor i centrala Stockholm. Vi tillämpar flextid och erbjuder goda förmåner. Välkommen med din ansökan!
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera inkommande och utgående korrespondens
- Boka och koordinera möten och konferenser
- Sköta dokumenthantering och arkivering
- Beställa kontorsmaterial och hantera leverantörskontakter
- Stötta ledning och medarbetare med administrativa uppgifter
- Föra protokoll vid möten
- Uppdatera interna databaser och register
- Samordna interna kommunikationsflöden
- Förbereda rapporter och presentationer
- Säkerställa att kontorsrutiner följs
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning, gärna med administrativ inriktning
- Minst 2 års erfarenhet av administrativt arbete
- Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
- Förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ
- Strukturerad och noggrann med god organisationsförmåga
- God kommunikationsförmåga i tal och skrift på svenska
- Erfarenhet av att hantera flera uppgifter parallellt
- Serviceinriktad och lösningsorienterad
- Diskret och professionell i hantering av känslig information
- Meriterande med erfarenhet av administrativa IT-system
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av administrativt arbete?
- Hur hanterar du stressiga situationer med många uppgifter samtidigt?
- Beskriv ett tillfälle då du förbättrade en administrativ process.
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter under en hektisk dag?
- Vilka administrativa system har du arbetat med tidigare?
- Hur säkerställer du att dokument och information hanteras korrekt?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
- Hur ser du på samarbete med andra avdelningar?
- Har du erfarenhet av att boka och koordinera möten?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
